Langsung ke konten utama
Management → Access Profiles menyimpan konfigurasi izin yang dapat digunakan kembali. Contohnya, profil Pengajuan Karyawan menyediakan akses form HR dan Finance, sedangkan profil Approver Finance menyediakan kewenangan approval Finance.

Buat profil

  1. Buka Access Profiles sebagai Owner, lalu klik Create profile.
  2. Isi nama dan deskripsi yang menjelaskan pengguna profil ini.
  3. Pilih kategori untuk Create request, Approve, serta Design / publish sesuai kebutuhan.
  4. Pada pengaturan form, pilih cakupan kategori atau template tertentu dan tindakan yang diizinkan.
  5. Periksa pengaturan Document Sign jika relevan, lalu simpan.
Gunakan pencarian untuk menyaring kategori dan template yang banyak. Berikan hanya tindakan yang dibutuhkan; misalnya, hak menggunakan form tidak perlu disertai hak mengedit atau mempublikasikannya.

Terapkan pada anggota

Saat Invite member atau mengedit akses anggota di Settings → User management, pilih Access Profile yang sesuai. Tinjau izin hasilnya sebelum menyimpan. Jika kebutuhan anggota berbeda dari profil yang tersedia, pilih Manual dan tentukan izin kategori/form secara langsung.
Access Profile tidak mengubah role, Direct Manager, atau kategori Operation secara otomatis. Izin yang dipilih tetap harus sesuai dengan role anggota. Semua menu dalam Create Design diperuntukkan bagi Owner dan Admin yang berwenang.

Edit dan terapkan ulang

Klik Edit profile untuk memperbarui profil. Perubahan profil tidak langsung menyebarkan perubahan ke semua anggota yang pernah menggunakannya. Buka User management, pilih anggota terkait, terapkan kembali profil, lalu tinjau perubahan akses sebelum menyimpan. Jika kategori atau template tidak tersedia lagi, perbarui pilihan profil sebelum menggunakannya. Izin modul maupun profil tidak memberikan akses bebas ke isi dokumen privat milik pengguna lain. Lihat alur persiapan Owner dan Organization Hierarchy untuk menyusun konfigurasi awal. Pada dialog undangan, gunakan Select all pada kolom izin kategori yang relevan. Tinjau kategori dan tindakan yang terpilih sebelum menyimpan. Override reason dan Reason for invitation dapat diisi sebagai catatan opsional pada alur undangan.