Operation Task, My Tasks dan Team Queue

Operation Task membuat tindak lanjut setelah approval, seperti mencatat pembayaran reimbursement atau menyiapkan perangkat. Status approval tetap Approved sementara pekerjaan operasional memiliki status tersendiri.

Persiapan Owner

1. Siapkan kategori dan anggota melalui Settings → User management.
2. Tambahkan role Operation kepada staff yang mengerjakan tindak lanjut.
3. Pilih kategori yang dikelola setiap staff. Role Operation saja belum memberikan akses ke semua kategori.
4. Pada Canvas Approval Workflow, hubungkan output Operation Task setelah Finish Approved. Isi nama kegiatan dan instruksi.

Task mengikuti kategori workflow/request. Team Queue adalah satu halaman dengan pengelompokan dan filter kategori; Anda tidak membuat queue baru atau memilih kategori tujuan pada node. Mengubah nama kategori memperbarui nama kategorinya di queue.

Pilih siapa yang dapat mengerjakan

Jika Anda memilih beberapa orang tetapi hanya satu yang tersedia, task tetap berada di Team Queue; sistem tidak mengubahnya menjadi penugasan satu orang. Satu task hanya memiliki satu penanggung jawab aktif setelah diambil.

Conditions bersifat opsional

Tanpa Enable Conditions, node menggunakan pilihan visibilitas utama. Jika Conditions aktif, pilih parameter workflow, operator, dan nilai, lalu tentukan staff untuk tiap aturan dan default. Aturan pertama yang cocok digunakan. Gunakan parameter yang relevan dengan proses Anda. Contohnya, prioritas tertentu dapat ditangani kelompok staff yang berbeda. Nilai yang belum tersedia atau konfigurasi tidak valid memerlukan penanganan; nilai kosong tidak diam-diam dianggap tidak cocok lalu diarahkan ke default.

Kerjakan task

1. Buka Operations → Team Queue untuk mencari pekerjaan yang dapat diambil, atau My Works → My Tasks untuk pekerjaan yang ditugaskan kepada Anda.
2. Saring kategori atau cari referensi pengajuan. Buka detail untuk melihat form, riwayat approval, dokumen yang ditandatangani, dan supporting document sesuai izin task.
3. Pilih Add to my work untuk mengambil task queue, atau Start task untuk memulai task yang sudah ditugaskan.
4. Perbarui status, nomor referensi, tanggal referensi, dan remark. Tambahkan dokumen hasil pekerjaan bila diperlukan.
5. Pilih Completed hanya setelah pekerjaan tuntas, lalu konfirmasikan penyelesaian.

Pencatatan selesai tidak otomatis melakukan transfer uang atau memverifikasi transaksi di sistem lain. Nomor referensi dan dokumen adalah hasil yang dicatat staff.

Ketersediaan dan pengembalian task

Atur tanggal tidak tersedia melalui pengaturan ketersediaan akun. Batas tanggal mengikuti timezone organisasi. Jika task satu orang masih Open ketika staff menjadi tidak tersedia, task dapat dialihkan ke Team Queue sesuai aturan fallback. Task In Progress atau Blocked tetap berada pada penanggung jawabnya; perubahan ketersediaan tidak mengambil alih pekerjaan tersebut. Penanggung jawab dapat memilih Return to Team Queue, termasuk sebelum memulai task yang otomatis ditugaskan. Isi alasan dan konfirmasi. Task kembali Open, penanggung jawab dikosongkan, dan task tersebut tersedia bagi seluruh staff Operation berwenang yang tersedia dalam kategori. Pilihan spesifik sebelumnya tidak diterapkan ulang pada task yang dikembalikan. Referensi, remark, dan dokumen yang sudah disimpan tetap disertakan. Perubahan yang belum disimpan tidak ikut dikembalikan.

Hubungan dengan approval, signing dan pemohon

Task baru dapat dikerjakan setelah approval dan signing wajib selesai. Beberapa Operation Task dapat disusun berurutan; menyelesaikan task saat ini membuka langkah berikutnya sesuai desain. Pemohon dapat melihat status serta hasil operasional yang terkait dengan pengajuannya. Perubahan desain berikutnya tidak mengubah versi yang digunakan pengajuan berjalan. Gunakan Node ID dan workflow logging untuk menelusuri langkah yang terkait. Uji jalur normal, Conditions, staff tidak tersedia, dan pengembalian task di Sandbox sebelum digunakan.

Tenggat dan laporan

Owner dapat mengatur SLA, peringatan, dan eskalasi saat memublikasikan Operation Task. Buka Management → Team Queue report untuk melihat lingkup tugas yang dapat Anda pantau. Lihat cara mengatur SLA dan membaca laporan.