Langsung ke konten utama
Request Form Template adalah form yang dipilih pemohon saat membuat pengajuan. Template ini menghubungkan kategori dengan workflow published; Form Builder mengikuti workflow yang dipilih.

Sebelum membuat template

Siapkan Form Builder, desain workflow, tetapkan approver dan publikasikan workflow. Anda dapat memilih kategori yang sudah ada atau membuat kategori baru. Menu Create Design hanya tersedia bagi Owner dan Admin yang berwenang.
1

Pilih nama, kategori dan workflow

Buka Create Design → Request Form Templates, lalu klik Create template. Isi nama, pilih kategori, dan cari workflow yang sudah published. Periksa nama serta versi form/workflow yang ditampilkan.
2

Tambahkan dokumen bawaan

Pilih field file pada form, lalu upload dokumen. Gunakan Supporting document untuk lampiran pendukung, atau Sign document or dynamic text untuk dokumen yang perlu disiapkan dalam editor.
3

Tentukan mandatory atau optional

Pada Requester may remove this document?, pilih No — required in every request untuk mandatory, atau Yes — optional default bila pemohon boleh tidak menggunakannya.
4

Siapkan dokumen melalui editor Request Form

Buka Document Sign Editor dari dokumen tersebut. Gunakan editor versi Request Form yang terhubung ke Actor workflow. Atur mode signing, field dan sumber nilainya, lalu klik Save & attach to form.
5

Publikasikan dan berikan akses

Simpan dan publikasikan template. Di User management, berikan pemohon izin kategori dan hak menggunakan form. Approver memerlukan role serta izin approval kategori yang sesuai.

Digital Only, Visual Signature dan teks dinamis

Actor Digital Only tetap dapat mengisi field non-signature yang menjadi tanggung jawabnya. Mode visual memerlukan kotak signature. Pilih Actor yang relevan dengan workflow; tidak semua Actor atau cabang harus menandatangani setiap dokumen.

Pilih sumber nilai setiap field

Pada Properties, gunakan Value source sesuai kebutuhan:
  • Map to Form Builder field: gunakan nilai dari field form yang kompatibel.
  • Requester · enter before submit: tampilkan input terpisah pada area dokumen, misalnya alamat yang tidak ada di form utama.
  • Static · set in this editor: isi nilai tetap saat desain, seperti teks, checkbox, tanggal/waktu atau tempat sesuai jenis field.
  • API Data Source: gunakan variabel dari response API yang sudah diuji.
  • Workflow Actor · enter during approval: Actor yang ditetapkan mengisi saat proses review/approval.
Field pada dokumen tidak otomatis membuat field baru di Form Builder. Pilih pemetaan form atau input dokumen terpisah secara sengaja. Periksa isian wajib dan pemetaan sebelum menyimpan.

Satu API Data Source per desain dokumen

Di Properties, aktifkan API Data Source, isi endpoint HTTPS, GET atau POST, Authentication, Headers JSON dan Body JSON sesuai API Anda. Parameter seperti {{project_id}} dapat berjumlah nol, satu, atau beberapa; gunakan nama parameter sesuai kebutuhan. Jalankan Test Request, isi parameter dan kredensial pada popup, lalu periksa response. Petakan setiap field API ke variabel response yang diuji. Desain dengan API aktif belum dapat disimpan jika pengujian dan pemetaan yang diperlukan belum valid. Kredensial tersimpan dilindungi dan tidak ditampilkan kembali di editor. Designer memasukkan ulang kredensial saat melakukan tes baru; pemohon memakai koneksi tersimpan tanpa melihat API key. Header Content-Type: application/json ditambahkan otomatis untuk POST JSON; gunakan Headers untuk header tambahan dan Authentication untuk kredensial.

Saat pemohon mengisi pengajuan

Pemohon dapat menghapus dokumen bawaan optional, tetapi mandatory tetap wajib. Pemohon juga dapat menambah dokumen tanda tangan atau supporting document sesuai konfigurasi form. Dokumen signing maksimal 30 MB per file. Isian yang dipetakan mengambil data form; input dokumen terpisah diisi pada area dokumen. Jika API aktif, pemohon melengkapi parameter yang diminta dan melakukan fetch sebelum menyiapkan dokumen. Pemohon tidak mengganti nilai API dengan input manual. Setiap pengajuan memperoleh salinan dokumennya sendiri. Versi form, workflow dan persiapan dokumen terkunci pada pengajuan. Mengedit template berikutnya tidak mengubah request yang sudah berjalan. Pada revisi, perbarui salinan dokumen melalui alur revisi sebelum Resubmit jika isian terkait berubah. Lihat Document data, workflow signing, dan permintaan revisi.